Three surgeons working in the OR around our OR dashboard

Interview met onze stagiair Sander

Sander Wooning studeerde Gezondheidszorg Technologie aan de Hogeschool Rotterdam en deed zijn afstudeeropdracht bij NewCompliance. Als afstudeeropdracht ontwierp en ontwikkelde hij een nieuwe module voor onze dashboards. 

Three surgeons working in the OR around our OR dashboard

Hoe kwam ik bij NewCompliance

Tijdens mijn opleiding Gezondheidszorg Technologie was ik op zoek naar een afstudeeropdracht. Deze moest gefocust zijn op twee onderwerpen: gezondheidszorg en techniek. Ik had een bericht op LinkedIn geplaatst waarin ik aangaf een bedrijf te zoeken waar beide onderwerpen aan bod kwamen.  De recruiter van NewCompliance, Siona van Dijk, zag mijn berichtje en nam direct contact met me op.

NewCompliance is een bedrijf dat verschillende real-time dashboards en analyse tools ontwikkelt voor de operatiekamer en bijbehorende afdelingen. Deze dashboards geven alle informatie weer die zorgverleners nodig hebben om de beste zorg te kunnen verlenen.

Na een kennismakingsgesprek, waarin ik al mijn wensen en eisen voor de stage had voorgelegd, kreeg ik al binnen een aantal dagen een uitnodiging voor een verdiepend gesprek. Ik werd voorgesteld aan mijn toekomstige stagebegeleider en we bespraken de opdracht verder in detail. Uiteindelijk zijn we samen tot een passende opdracht gekomen en is het stagecontract ondertekend.

Nieuwe module ontwikkelen

Mijn opdracht was om een nieuwe module te ontwikkelen voor op het dashboard in de operatiekamer. Ik ontwikkelde een prototype voor een tellingsmodule. Tijdens de operatie worden er namelijk verschillende gazen, klemmetjes en instrumenten gebruikt. Deze materialen worden ook in het ‘steriele operatieveld’ gebruikt, oftewel in de patiënt. Deze moeten er ook uitgehaald worden, anders kunnen ze achterblijven met infecties als gevolg. Om dit te voorkomen zijn er verschillende procedures opgesteld om te tellen hoeveel materialen er zijn gebruikt en welke er uit de patiënt zijn gehaald. Deze telling gebeurt nu nog vaak op een papiertje of een whiteboard.

Mijn opdracht was om dit proces te digitaliseren. Voor het ontwikkelen van deze module hebben we eerst een eisenpakket gemaakt. Om erachter te komen waar deze module allemaal aan moet voldoen en hoe dit zou passen in het werkproces, ben ik gaan praten met verschillende contactpersonen uit het werkveld.

Nadat alle eisen bekend waren, ben ik samen met de UI/UX designer van NewCompliance begonnen aan het ontwerpen van een eerste concept. Hier hebben we alles kunnen verwerken tot een grof visueel concept van de module. Daarna heb ik onder begeleiding van één van de Full-stack developers de applicatie verder ontwikkeld.

Afstuderen bij NewCompliance

Van sollicitatiegesprek tot afsluitend eindgesprek: alles was naar mijn mening goed geregeld. Ik heb met allerlei verschillende collega’s mogen samenwerken: van experts uit de ziekenhuiswereld tot aan programmeurs.

Ondanks dat ik veel thuis heb moeten werken tijdens deze pandemie, voelde ik me toch echt onderdeel van het team van NewCompliance.

Als ik een vraag had of ergens op vastliep, dan was er altijd wel een collega bereid om mij te helpen.  Zo ook mijn stagebegeleider. Wekelijks hadden we een meeting om de voortgang en mijn persoonlijke ontwikkeling te bespreken. We bespraken welke acties nog ondernomen moesten worden, welke personen ik daarvoor nodig had en hoe ik me voelde. Daarnaast kon ik altijd mijn stagebegeleider bereiken via Teams.

Samenvattend ben ik heel tevreden over mijn afstudeerstage bij NewCompliance. Ik heb veel geleerd en vele kanten van het bedrijf kunnen zien. En niet geheel onbelangrijk: ik ben afgestudeerd met een 8! Mijn volgende stap: een master Bio-informatica in Leiden.

Ook stagelopen of je afstudeeropdracht doen bij NewCompliance? Stuur dan een berichtje met jouw gegevens en wensen naar onze recruiter Siona van Dijk via s.vandijk@newcompliance.com of bekijk onze vacatures hier.

Clinical Business Intelligence Systems

Wat is een Clinical Business Information System (CBIS)?

Een clinical business informatie system (CBIS) combineert zowel medische als bedrijfsinformatie om de efficiëntie en kwaliteit binnen de zorg te verbeteren. Deze indicatoren worden namelijk beïnvloed door vele onderliggende en vaak onderling samenhangende factoren, wat de zorgsector een uiterst complexe omgeving maakt.

Door toenemende uitdagingen op het gebied van kosten en kwaliteit én recente ontwikkelingen in analysetechnologie, zoals cloudcomputing en machine learning, neemt de vraag naar CBISs toe. Naar verwachting zal de markt voor healthcare-analyse tot 2027 groeien naar 70 miljard dollar!

Onder leiding van Philips, met HORIZON 2020 subsidie van de Europese Unie, werkt NewCompliance aan innovaties voor intelligente CBISs. Binnen dit consortium, ookwel IMPACT genoemd, neemt NewCompliance de rol van expert op het gebied van interfacing en clinical business intelligence in. Naast het ontwikkelen van nieuwe producten, wordt HORIZON 2020 subsidie ook aangewend voor kennisverspreiding. Om hieraan bij te dragen hebben consortium partners NewCompliance, Philips en Inovia, onder leiding van NewCompliance, een rapport geschreven over de state-of-the-market voor Clinical Business Intelligence. Dit rapport is publiekelijk beschikbaar hier:

D.5.3.1 IMPACT Clinical Busines Information Systems

Clinical Business Information Systems

Interview met onze Project Manager Asia

Asia werkt al bijna 2 jaar bij NewCompliance als Project Manager. Ze houdt zich vooral bezig met het begeleiden van projecten rondom de implementatie van ons ACTIQ-platform bij klanten. Niet alleen hier in Nederland, zoals bij het MST ziekenhuis in Twente, maar ook bij Bellin Health Systems en Mayo Clinic in de Verenigde Staten. We hebben haar wat vragen gesteld over haar ervaringen bij NewCompliance.

Waarom heb je eigenlijk gekozen om voor NewCompliance te komen werken?
Het was voor mij een gemakkelijke keuze, omdat ik het gevoel had dat dit de juiste stap was op mijn professionele pad. Ik was namelijk op zoek naar een andere bedrijfstak, maar wilde wel in een managementpositie blijven. NewCompliance vond ik een zeer interessante optie. Je had de opwinding van het onbekende, het betreden van een nieuwe industrie, een startup die opschaalde en het internationale karakter. Ik ben van de digitale ontwerpwereld terecht gekomen in de technische innovatie van de gezondheidssector. Ik ben blij met de gemaakte beslissing en ik kijk uit naar wat de toekomst mij en NewCompliance zal brengen.

In hoeverre word je vrijgelaten om je eigen invulling te geven aan jouw rol?
Vanaf het allereerste begin was het duidelijk dat ik in het diepe gegooid zou worden. Ik was namelijk de eerste projectmanager die werd aangenomen en de functie was nog lang niet gedefinieerd. Daarom kreeg ik de vrije hand om alles vorm te geven. Het is sindsdien een continu proces geweest. Ik denk dat het te wijten is aan de aard van de scale-up dat we allemaal onze weg moeten vinden.

Welke eigenschappen hebben de mensen binnen NewCompliance het meeste gemeen met elkaar?
Gedreven. Dit is een eigenschap die iedereen moet hebben om te werken bij een snelgroeiende scale-up. Dat wordt ook van je gevraagd, aangezien er geen gespreid bedje voor je klaarstaat. We delen allemaal de verantwoordelijkheid om het te laten werken, nu en in de toekomst.

Toegewijd. Dit zit diep in de aderen van veel van mijn collega’s. We hebben collega’s die al bijna tien jaar hier werken. Die hebben NewCompliance echt zien groeien. Daarnaast hebben we nieuwe collega’s die ook dezelfde toewijding hebben getoond om onze producten en diensten te verbeteren.

Enthousiast. We delen de energie en motivatie met heel veel plezier. Mijn collega’s werken hard, maar we vergeten niet om te genieten en stil te staan bij datgene wat we aan het doen zijn. Daarnaast zijn we ook niet vies van een beetje competitie tijdens onze teamuitjes.

Welke vaardigheden heb je echt bij NewCompliance kunnen ontwikkelen?
Er zijn er twee die het meest opvallen: aanpassingsvermogen en onderhandelen. Binnen projecten en in de organisatie heb ik me vaak moeten aanpassen vanwege de snelle veranderingen die plaatsvinden in een scale-up. Dit past ook heel erg bij het type organisatie, wat mijn werk alleen maar interessanter maakt. Daarnaast het onderhandelen. Dit is een noodzakelijke tool om in complexe situaties je doel te bereiken en is er in vele vormen en maten.

 

Waar ben je het meest trots op?
Dat ik deel uit mag maken van een geweldig team van mensen. Iedereen brengt een ander puzzelstukje mee in onze organisatie, bedrijfscultuur en manier van werken. Het leuke is dat we ieder zo verschillend zijn en wat ons als team sterk maakt, is de toewijding en ons gemeenschappelijke doel: driving value in healthcare.

Zou je tot slot nog kort kunnen samenvatten wat NewCompliance nou onderscheid van andere bedrijven?
Wat NewCompliance zo uniek maakt is haar visionaire kijk op de mogelijkheden rond patiëntveiligheid in operatiekamers. Dat ooit is ontstaan bij onze oprichter Bo Wiesman. Dat maakt ons anders dan andere bedrijven.

Case study: Ocean Springs Hospital

Lees in onze nieuwe case study hoe het Ocean Springs ziekenhuis in Mississippi, USA, de patiëntveiligheid sterk heeft verbeterd door gebruik te maken van het ACTIQ-platform: onze geïntegreerde operatiekameroplossing met realtime procedures en patiëntinformatie.

Een voorbeeld uit onze case study: het voltooiingspercentage van de sign out. Wanneer we de eerste zes maanden na implementatie (oktober 2017 – maart 2018) vergelijken met een meer recente periode (september 2019 – februari 2020), zagen we dat het gemiddelde voltooiingspercentage van de sign out steeg met een relatieve 45%!

Benieuwd naar hoe ACTIQ aantoonbaar heeft geleid tot een verhoogde patiëntveiligheid en verbeterde resultaten in het Ocean Springs ziekenhuis?

How To Improve Operating Room Utilization And Productivity

Written by Felicia Parkman, MSN, RN-BC, CPHIMS, Clinical Advisor at NewCompliance.

In most hospitals, OR performance reports are typically available retrospectively from the business office. It can take days, or even weeks, for teams to even obtain reports which then require further analysis by a surgical team member. For example, discussions about periOperative performance are typically late and retrospective, thus teams do not recall the context of the events. At that point, applying lessons learned becomes very hard. Delays of this nature do not support or enable continuous learning and improvement, necessary for the performance and quality of the hospital and surgical department.

Desired Situation

Then what do surgical departments need to facilitate continuous learning and improvement?  And if you achieve that, what would be the impact?

We believe surgical departments need timely and accurate data from the OR.  Performance reports should be readily available, preferably on the day itself, to utilize the insights and intelligence for continuous improvement of the daily and weekly schedules.  This may consequently enable:

  • Identification of opportunities to optimize operating room utilization, add surgical volume and thereby increasing departmental revenue;
  • Identification of opportunities to reduce staffing and resources;
  • Optimization of patient flow and operating room utilization.

The mission of NewCompliance is to propel our clients into the 21st century and drive value in healthcare. We do this by providing a surgical department with integrated IT, resulting in live analytics, reports and dashboards. The goal is to ensure all teams are aware of the department’s daily performance, in real-time, which enables timely adjustments to the workflow, resulting in peak performance in your operating suites.

Our Solution

What does 21st century healthcare look like? With our products we can provide you with:

  • Daily, weekly, or monthly reports tailored to the organization’s requirements to make educated, timely decisions to impact the bottom line. Whenever needed.
  • With our ACTIQ platform, monitoring of utilization and block schedules are customized to meet the needs of the department, resulting in live display of your operating suites’ utilization rates.
  • Custom configurations allow inclusion or exclusion of parameters such as specific business hours, holidays, add-ons and blocks for specialties including flip room utilization.
  • View custom configurations via reports such as daily, weekly, monthly or a trend by OR suite or entire department.
  • Block utilization with turnovers can be easily viewed via our Timeline feature. The Timeline displays operations, scheduling deviation rates, and utilization/block percentages.
  • Our suite of tools will automatically calculate and help identify inefficiencies by showing you gaps that may occur through unused time, cancellations, delays or scheduling inaccuracies.

Examples Of Reports From OR Analytics

Below you can find two examples of customizable reports from our ACTIQ platform. The first figure presents the utilization rate in the Timeline feature. With this feature you get a visual representation of the usage of each operating room. Situations like inefficient planning, gaps or scheduling deviations are easily identified.

The second figure presents the Monthly Utilization Trend. With this graph you can view the rate of utilization of every OR room on a daily, weekly, monthly, a trend by OR suite or overall basis. On the figure below you can easily spot changes, like the fall in May 2020, because of postponing surgery due to COVID-19.

Want to know more about opportunities that our solutions can provide and how this may impact your hospital?  More information here or reach out to us! We would love to help unlock the potential value of your data.

Felicia Parkman is the Clinical Product Manager at NewCompliance. She holds a Master of Science in Clinical Nursing Informatics with over 10 years of periOperative leadership experience in Austin and Houston. 

 

Vijf time-out tips voor veilige chirurgie

Diverse onderzoeken hebben door de tijd heen aangetoond dat er vijf belangrijke onderwerpen zijn om het risico op letsel bij chirurgie te verminderen. Het ACTIQ-platform helpt het chirurgisch team bij elk van deze vijf onderwerpen voor een betere samenwerking, communicatie en patiëntveiligheid.

  1. Houd elk risico op verwisseling van operatiezijde goed in de gaten

Met ACTIQ OR heeft het chirurgieteam een gestandaardiseerd hulpmiddel om verwisseling van operatiezijde rondom de operatie op te merken. Elk teamlid moet beschikken over complete en juiste informatie om zo optimaal en veilig mogelijk te werken. Door informatie uit verschillende bronsystemen met elkaar te controleren vinden er ‘cross checks’ plaats of de informatie eenduidig is. In de operatiekamer visualiseert ons systeem de checklists en procedures die essentieel zijn voor de voorbereiding en gedurende de operatie.

  1. Betrek de patiënt

De veiligheid en het welzijn van de patiënt staan altijd centraal in ACTIQ OR. In plaats van over de patiënt te praten, moet het zorgteam mét de patiënt praten. Door een aantal vragen van de time-out aan de patiënt te vragen, betrek je deze actief bij zijn eigen zorgproces.

  1. Maak de time-out onderdeel van de workflow

In ACTIQ OR kunnen verschillende sjablonen voor checklists worden gebruikt. Afhankelijk van de behandeling opent ACTIQ OR de juiste vragenlijst. Op deze wijze wordt door het OK-team altijd gezamenlijk de juiste vragenlijst ingevoerd.

  1. Meet time-out succes

Door middel van inzicht te geven in de mate van compliance op de time-out procedure, wordt het team zich bewust van de geleverde prestatie. Door specifiek momenten van non-compliance te analyseren, geeft dit inzicht in of de protocollering aangepast moet worden, danwel dat zorgverleners aangesproken moeten worden op hun professioneel gedrag en handelen.

  1. Zorg voor een veilige en open communicatiecultuur

In het OK-team dient er een open en veilige communicatiecultuur aanwezig te zijn, waarin ieder teamlid gelijk is en zijn stem kan laten horen. Als het gaat om veiligheid tijdens chirurgie is er een waakzaam team van professionals nodig die hun stem laat horen en die de waarde erkennen van veiligheidstools zoals Time-Out Checklists en de op maat gemaakte oplossingen ontworpen in ACTIQ OR. Alleen dan kunnen we patiënten consequent beschermen en het risico op vermijdbare letsel minimaliseren.

Lees hier meer over ACTIQ OR.